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Preparación de despachos / Despacho de productos

Despacho de productos

1. ¿Qué debo hacer después de vender un producto?

1. El primer paso que debes hacer es dirigirte a la opción “Órdenes > Todas las órdenes” donde encontrarás el administrador de las mismas.  

 

2. Allí podrás ver el Resumen de tus órdenes según su status (pendiente, enviadas o canceladas). En primer lugar, veremos la opción “Todos” donde se visualiza cada una de las órdenes sin importar su estado, allí se podrán ver las órdenes entregadas, pendientes y canceladas.

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2. ¿Qué información encontraremos sobre el pedido?

La tabla que muestra el resumen de órdenes contiene diferentes columnas. A continuación te explicamos a qué corresponde cada una de ellas.

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Resumen del pedido

Para ver la información del resumen del pedido se debe dar clic en “+”, aquí verás el resumen de lo que se debe despachar y con qué paquetería debe ir específicamente el producto.

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Número de orden

Al cliquear sobre los números que se muestran en la columna podrás ver un detalle del pedido, donde encontrarás información sobre el cliente, la transacción, dirección de factura y envío.

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Fecha de la orden 

La fecha de la orden muestra el día y hora en que se realizó la compra y se generó la orden.

Fecha límite de despacho

Esta información es muy importante, debido a que muestra la fecha límite en que se puede despachar el producto y que debe ser cumplida para evitar cancelaciones de la compra por parte del cliente.

Método de pago

Aquí se detalla el método de pago de la compra por parte cliente, sea crédito o débito.

Precio del producto

Muestra la información del valor del producto. Además en la columna del lado derecho (#) se visualiza el número de ítems por pedido.

Estatus

Aquí se observa el estado del despacho, ya sea pendiente, entregado o cancelado.

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Impreso de la orden del pedido

Contiene la información relativa a la orden del pedido y de la paquetería, es decir, es el documento a imprimir para proceder con la realización del despacho de la orden.

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Acciones

Corresponde a la gestión que puedes realizar con tus órdenes de compra. Se pueden observar dos status: “Generar paquete” que es la realización de descarga de los documentos para pasar la orden a “Listo para despachar” o “Cancelar” que se utiliza cuando no hay stock para despachar la orden o por fallas de la plataforma.

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3. Gestión de las órdenes de compra y estado "listo para despachar"

Es muy importante gestionar correctamente tus órdenes en Falabella Seller Center. Sigue cada paso que te mostramos a continuación, para poder ofrecer el excelente servicio que buscamos entregarles a nuestros clientes.   
 

  1. En la sección "Órdenes > Todas las órdenes" selecciona las órdenes que deseas enviar. 

  2. Verifica que el producto tenga stock físico real y disponible para ser despachado. En el caso de que no tengas stock, podrás cancelar la orden en la plataforma, pero tendrás una penalización.

  3. Una vez que el punto anterior esté confirmado, haz clic en “Generar paquete” en Falabella Seller Center, para que puedas imprimir la etiqueta de despacho

  4. Embala y alista el paquete con el producto y pégale la etiqueta impresa. 

  5. Ahora selecciona el estado “Listo para despachar" en Falabella Seller Center.

¡Ojo! Es imprescindible que te asegures de haber seguido los pasos anteriores en orden antes de seleccionarlo.  

6. Lleva el producto a tu operador logístico

4. ¿Qué pasa si no seleccionas "Listo para despachar" o lo haces en un momento en que no corresponde? 

1. Si no seleccionas “Listo para despachar” tu orden no actualizará su estado de operador logístico correctamente, por lo cual es probable que su envío no se te pague. Esto, porque el estado "Listo para despachar" es lo que bloquea al cliente para que pueda cancelar el pedido, dado que ya empacaste el producto y estás camino a entregárselo al operador logístico. Si esto llegara a pasar, no podremos recuperar el producto y es posible que el cliente se lo quede junto con el dinero. En este caso, falabella.com no tendrá responsabilidad sobre la pérdida, significa que el procedimiento de despacho no se ha seguido como corresponde. 

 

Si estás en el modelo dropoff...

En el momento en que selecciones "Listo para despachar", se cumplirá el tiempo despacho y comenzará el tiempo de entrega del carrier. En la medida en que esto no se haga, la plataforma registrará que te has retrasado en llevar el producto a tu operador logístico y tus KPIs o indicadores de desempeño se verán afectados con cifras incorrectas. 

Si estás en el modelo dropshipping...

En el momento que la orden pasa a “Listo para despachar” se agenda la recolección para el paquete, por lo tanto, si no gestionas tus órdenes no podrás despachar tus productos. Este movimiento de estado debe hacerse antes de la fecha límite de despacho para que tus KPIs o indicadores de desempeño no se vean afectados.

2. Si seleccionas “Listo para despachar” sin tener stock real de producto, el paquete listo o en un momento del proceso en que no corresponde, no podrás cancelar la orden manualmente, sino que tendrás que comunicarte con soporte de Falabella Seller Center para hacerlo. Este proceso será hecho internamente y puede tardar entre 5 y 9 días (por políticas internas de falabella.com). 
 

3. Si despachas la orden después de haber solicitado su cancelación, no podremos recuperar el producto, al igual que lo que se explica en el punto 2, ya que en teoría significa que despachaste una orden ya cancelada, aunque aún no se refleje así en el sistema. 

Importante

  • Si tu orden contiene varios productos y no tienes la cantidad de etiquetas necesarias para despacharlos, debes comunicarte con soporte Falabella Seller Center para que podamos generar más etiquetas del mismo envío. Esto solamente podrás hacerlo antes de que tu orden pase al estado “Listo para despachar”. 
    Ejemplo: el cliente compra más de 1 unidad de un mismo producto y no puedes despachar todo en un mismo paquete dadas sus dimensiones, por lo que necesitarías más de una etiqueta para la misma orden.

 

  • Por otro lado, si tu orden ya tiene el estado “Listo para despachar”, no será posible generar múltiples etiquetas porque este paso bloquea la generación y tendrás que solicitar a soporte de Falabella Seller Center que cancele tu orden.  

COLOMBIA | Importante

Debes tener en cuenta estos escenarios en caso de necesitar guías adicionales si las dimensiones de los productos te lo solicitan:

1. Un producto de grandes dimensiones con varias piezas, se requiere guías adicionales.

Ejemplo: un combo colchón con base cama, se debe configurar como SKU multipartes con la cantidad de piezas asociadas al SKU, en este caso el colchón es una pieza y la base cama es otra pieza, total de piezas 2.​

2. Una orden con varios SKU de pequeñas o medianas dimensiones que se pueden despachar con una guía por una pieza o paquete (la que genera el sistema).

Ejemplo: 3 fajas, los tres productos se pueden empacar en un solo paquete (caja o bolsa) que cumpla con los requerimientos para que el pedido no sufra daño durante el transporte. 

Ten presente que el sistema te asignará los números de guías que necesita tu orden para que sea despachado, y así evitarás tener problemas con la trazabilidad y el pago de cada uno de tus productos.

3. Una orden con 2 o más SKU de grandes o medianas dimensiones que por su tamaño y peso no se pueden despachar con una guía de una sola pieza y requieren guías adicionales para que sea enviado al seller por cada producto. 

Ejemplo: una mesa de noche y un sofá, se requiere la solicitud de guías adicionales por Falabella Seller Center, y la orden debe estar en pendiente.

Recuerda que cuando solicites guías adicionales no debes de mover la orden a "Listo para despachar". 

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5. Entrega de paquetes en tu operador logístico

Tú gestionas las órdenes de compra y entregas los productos en las oficinas de tu operador logístico. 

Para realizar tus despachos, tendremos habilitados dos operadores logísticos: Chilexpress y Blue Express. Es importante que nos indiques si hoy operas con alguno de ellos, para que puedas continuar tus gestiones sin problemas.

IMPORTANTE: Solamente puedes elegir una opción de operador logístico para hacer todos tus despachos.

Chilexpress

Te dará la posibilidad de despachar todos tus productos que puedas llevar a una de sus sucursales. Una vez que entregues el paquete, recibirás un comprobante físico, que además te permitirá hacerle seguimiento al despacho. 

A continuación, te mostramos los detalles que maneja Chilexpress para cada modalidad logística.

Dropoff

Medidas mínimas: 20x10x16 cm; medidas máximas: 120 cm de largo, 80 cm ancho, 80 cm de alto. Peso máximo: 50 kg
 

Dropshipping (Retiro esporádico o habitual)

Medidas mínimas: 60x60x60 cm. Medidas máximas: 120 cm de largo, 100 cm de ancho x 200 cm de alto. Peso mínimo: 16 kg. Peso máximo: 100 kg

Respaldo de retiros en dropshipping

  • ​Chilexpress cuenta con un proceso de cuadratura sistémica, por tanto es obligación que cada bulto o producto que sea retirado en tu bodega sea “pinchado” con un equipo PDA/Palm que debe portar cada transportista al momento del retiro de la carga. 

  • Una vez que se pinchen todos los artículos, es obligación que “firmes digitalmente” en la PDA o Palm, ya que con eso validarás que todos los productos y bultos entregados esté reflejados en el sistema. Si algo no coincide debes levantarlo en el momento.

Blue Express

En el caso de que entregues tu producto en una sucursal de Blue Express para despacho, te pedirán un email de contacto, donde recibirás una notificación con el detalle de las órdenes entregadas. Te recomendamos que revises tu email en el mismo momento, para asegurarte de que en la notificación que recibas estén listadas todas las órdenes que estás despachando.  

Si dentro de tu catálogo cuentas con productos de la categoría Big Ticket, debes escoger Blue Express como tu operador logístico y solicitar el retiro de tus productos. 

A continuación, te mostramos los detalles que maneja Blue Express para cada modalidad logística.

Dropoff

No exige un mínimo de medidas ni peso, pero sí fija un tamaño máximo de 60x60x60 cm y un peso de16 kg.

Desde enero del 2023 recibirán paquetes de hasta 100x100x100 cm y 20 kilos en sucursal.

Dropshipping (Retiro esporádico o habitual)

Medidas mínimas: Desde 60x60x60 cm. Peso mínimo: 16 kg. No posee dimensiones ni peso máximos.

Desde enero del 2023 se agendarán retiros de paquetes sobre 100x100x100 cm y 20 kilos.

Respaldo de retiros en dropshipping

  • Blue Express cuenta con un respaldo digital o “manifiesto” que se envía por email al momento del retirar los productos desde tu bodega.

  • Este correo electrónico llega directamente al contacto designado para agendamiento de retiros al operador, por tanto es importante que puedas validar si la información que contiene concuerde con los productos entregados físicamente. Es tu responsabilidad levantar la alerta si algo no coincide.

Adicional al manifiesto de respaldo que debes imprimir y entregar al operador logístico cuando retire tus productos, es muy importante que puedas validar que los transportistas cumplan con los protocolos antes detallados, ya que esto nos servirá de respaldo si existen discrepancias en el proceso de retiro.

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